Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu „Teatralne Forum Komunikacji i Promocji”
I. DEFINICJE
1. Niniejszy regulamin (w dalszej treści określany jako „Regulamin”) określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu Teatralne Forum Komunikacji i Promocji, które odbędzie się w dniach 31 marca-2kwietnia 2025 roku w Toruniu (w dalszej treści określanym jako “Forum”).
2. Organizatorem Forum jest: Teatr im. Wilama Horzycy w Toruniu, Plac Teatralny 1, 87-100 Toruń. NIP: 956 00 07 858. REGON: 871233617 (w dalszej treści określany jako “Teatr”).
3. Uczestnikiem/Uczestniczką Forum może być osoba, która:
3.1. Jest zatrudniona na umowę o pracę lub na umowę zlecenie w jednym z teatrów znajdujących się na terenie Polski. Poprzez teatr rozumie się:
a) instytucję kultury powołaną do prowadzenia działalności artystycznej w dziedzinie teatru (w tym m.in. teatry dramatyczne, lalkowe, muzyczne, opery),
b) inne teatry posiadające osobowość prawną (w tym teatry prywatne i offowe).
3.2. Zgłosiła swoje uczestnictwo w Forum poprzez dokonanie zgłoszenia na zasadach określonych w Regulaminie (w dalszej treści określana jako „Uczestnik/Uczestniczka”).
3.3. Z jednego teatru w Forum może wziąć udział jedna osoba. W przypadku nie wyczerpania się puli dostępnych miejsc (45 miejsc) do 28 lutego 2025 r., możliwe będzie zgłoszenie się drugiej osoby z danego teatru.
II. ZAWARCIE UMOWY. ZGŁOSZENIE I OPŁATA ZA UDZIAŁ W FORUM
1. Warunkiem udziału w Forum jest:
1.1. Zgłoszenie się Uczestnika/Uczestniczki poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego pod linkiem …. (w dalszej treści określany jako: „Formularz”) poprzez podanie następujących danych Uczestnika/Uczestniczki: imię̨, nazwisko, adres, nazwa reprezentowanego teatru, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, miejsce zamieszkania.
1.2. Otrzymanie od Organizatora mailowego potwierdzenia o przyjęciu zgłoszenia wraz z numerem konta, na który należy dokonać opłaty za udział w forum. Potwierdzenie zostanie przesłane w ciągu 14 dni od dnia wypełnienia Formularza.
1.3. Dokonanie Opłaty za udział w Forum poprzez przelanie kwoty wyszczególnionej w punkcie 5. bezpośrednio na numer rachunku bankowego Organizatora w ciągu 7 dni od dnia otrzymania potwierdzenia, o którym mowa w pkt. II.1.2.
2. Potwierdzenie skutecznego dokonania opłaty za udział w Forum zostanie doręczane Uczestnikowi/Uczestniczce w ciągu 7 dni w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w Formularzu Rejestracyjnym.
3. ZAWARCIE UMOWY: Dokonanie Zgłoszenia przez Uczestnika i otrzymanie potwierdzenia, o którym mowa w pkt II.2 powyżej stanowi zawarcie prawnie wiążącej Umowy.
4. Zgłoszenia należy dokonać́ najpóźniej do dnia 28 lutego 2025 r. Organizator dopuszcza możliwość́ wcześniejszego zakończenia Rejestracji w przypadku wyczerpania się wszystkich 45 miejsc przed tą datą.
4.1. Uczestnik Forum wypełniając formularz rejestracyjny może zgłosić chęć czynnego udziału w postaci:
- wystąpienia (10 minut) podczas otwarcia Forum prezentujące dobre praktyki na wybrany przez siebie temat [4 osoby]
- uczestniczenia w panelu dyskusyjnym z moderacją: Skuteczna promocja spektakli i wydarzeń teatralnych [4 osoby]
- uczestniczenia w panelu dyskusyjnym: Relacje z dziennikarzami, recenzentami, patronami medialnymi [2 osoby,]
- współprowadzenia: Pion nad poziom – o rolkach i tiktokach w praktyce. Case studies i dyskusja w grupie. [1 osoba],
- współprowadzenia: Promocja festiwalu – tipy, triki i trudności. Case studies i dyskusja w grupie. [1 osoba]
4.2. O udziale w Forum decyduje kolejność zgłoszeń, z zastrzeżeniem pkt 4.3 i 4.34
4.3. Pierwszeństwo w zakwalifikowaniu do udziału w Forum (niezależnie od kolejności zgłoszeń) mają osoby, które zadeklarują wystąpienie czy wzięcie udziału w panelu/case study.
4.4. W sytuacji, gdy udział w panelu/case study zadeklaruje większa ilość uczestników niż dopuszczona przez Organizatora (wskazana w niniejszym regulaminie) zastrzega on sobie prawo wyboru tych osób.
5. Koszt udziału w Forum:
Udział w Forum wraz z 2 noclegami i wyżywieniem: 620,00 zł brutto
Udział w Forum wraz z wyżywieniem: 400 zł brutto
6. Podane ceny są cenami brutto, tj. zawierają̨ wszystkie opłaty, podatki w tym podatek od towarów i usług.
7. Cena obejmuje:
a) udział w Forum w dniach 31 marca-2 kwietnia 2025,
b) wyżywienie: przerwy kawowe, lunche oraz poczęstunek podczas wieczorów integracyjnych (począwszy od lunchu 31 marca o godz. 16:30, a skończywszy na przerwie kawowej 2 kwietnia o godz. 11:20),
c) zestaw gadżetów promocyjnych,
d) udział w dwóch wieczorach integracyjnych 31 marca i 1 kwietnia,
e) zapewnienie 2 noclegów w pokoju jednoosobowym ze śniadaniami w dniach 31 marca i 1 kwietnia (w przypadku wybrania wariantu z noclegami).
8. Cena nie obejmuje kosztów dojazdu na Forum ani innych kosztów poniesionych przez Uczestnika/Uczestniczkę związanych z uczestnictwem w Forum.
9. Zgłoszenie udziału w sposób określony w niniejszym Regulaminie przez Uczestnika/Uczestniczkę jest równoznaczne z przyjęciem do wiadomości i zaakceptowaniem Regulaminu, Cennika oraz warunków uczestnictwa w Forum.
10. Faktury PRO-FORMA wysyłane są̨ wyłącznie na podany w Formularzu Rejestracyjnym adres e-mail.
11. Faktury VAT wystawione są̨ w oparciu o dane podane w Formularzu Rejestracyjnym oraz wysyłane są̨ na adres e-mail podany w Formularzu Rejestracyjnym. Faktury VAT wystawiane są̨ po wyborze w Formularzu Rejestracyjnym opcji “chcę otrzymać́ fakturę̨”.
12. Opłata za udział w Forum nie podlega zwrotowi ani zmniejszeniu w przypadku uczestniczenia w niepełnym wymiarze w Forum.
III. ORGANIZACJA FORUM
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do Formularza Rejestracyjnego przez Uczestnika/Uczestniczkę błędnych danych.
2. WIZERUNEK: Przebieg Forum będzie rejestrowany w formie fotografii i filmów przez Organizatora lub podmiot zewnętrzny działający na zlecenie Organizatora.
2.1. Akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z wyrażeniem przez Uczestnika/Uczestniczkę nieodpłatnej, nieograniczonej ilościowo, czasowo ani terytorialnie, zgody na nieodpłatne utrwalenie i wielokrotne wykorzystanie przez Organizatora wizerunku Uczestnika/Uczestniczki utrwalonego w trakcie Forum przez Organizatora lub podmioty działające na zlecenie i za zgodą Organizatora bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania. Zgoda powyższa obejmuje w szczególności utrwalenie wizerunku Uczestnika/Uczestniczki na dowolnym nośniku, w dowolnej formie, w tym w postaci zdjęć i materiałów wideo oraz wykorzystanie utrwalonego wizerunku, w tym wszelkie formy publikacji w celach komercyjnych, handlowych, marketingowych, reklamowych i promocyjnych (w tym w telewizji, prasie i Internecie, na stronie internetowej Organizatora, serwisach otwartych, zamkniętych oraz w mediach społecznościowych Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, innych w mediach społecznościowych, artykułach prasowych i materiałach reklamowych Forum) związanych z działalnością Organizatora w Polsce i poza granicami Polski.
2.2. Bez pisemnej zgody Organizatora zabronione jest filmowanie i nagrywanie przebiegu Forum, wystąpień, prelekcji, wypowiedzi czy wizerunku innych Uczestników oraz wszelkich innych zdarzeń mających miejsce w trakcie odbywania się Forum. Nie dotyczy to działań o charakterze osobistym Uczestnika w postaci zdjęć, krótkich przebitek filmowych, stanowiących relację z obecności na Forum, przy czym jeżeli Organizator uzna, że dane działanie narusza czy to prawa autorskie, czy dobra osobiste w tym wizerunek, uprawniony jest do żądania zaprzestania rozpowszechniania takich treści przez Uczestnika, a tenże zobowiązany jest niezwłocznie do ich usunięcia i zaprzestania rozpowszechniania tak publicznego jak i prywatnego.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika/Uczestniczki z udziału w Forum w przypadku, gdy działania Uczestnika/Uczestniczki naruszają porządek publiczny, negatywnie wpływają na dobre imię Organizatora lub w inny sposób wyrządzają lub mogą wyrządzić mu szkodę, a także jeśli utrudniają prowadzenie Forum lub poszczególnych wydarzeń realizowanych w jego w ramach.
4. Uczestnik/Uczestniczka zobowiązuje się do posiadania przy sobie identyfikatora otrzymanego od Organizatora podczas rejestracji. Organizator zastrzega, że osoby bez identyfikatora mogą nie zostać wpuszczone na wydarzenia w ramach programu Forum.
5. ODWOŁANIE FORUM: Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia terminu Forum z przyczyn niezależnych od Organizatora oraz dokonywania ewentualnych zmian w programie.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca, w którym odbędzie się Forum (w obrębie miasta Torunia).
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez Uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie Forum.
IV. DANE OSOBOWE
1. Rejestracja – Zgłoszenie do udziału w Forum jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika/Uczestniczki do celów związanych ze zorganizowaniem i przeprowadzeniem Forum.
2. Administratorem danych osobowych jest Organizator Forum, który zobowiązuje się do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych Uczestników/Uczestniczek Forum środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych zgodnie z normami zawartymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”), ustawie o ochronie danych osobowych oraz innych przepisów prawa krajowego.
3. Uczestnik/Uczestniczka Forum ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
4. Zebrane przez Organizatora dane osobowe będą gromadzone i przetwarzane jedynie do celów organizacji i realizacji Forum oraz będą przetwarzane przez okres wymagany do realizacji Forum, a następnie przez okres 90 dni po jej zakończeniu.
5. Regulamin wchodzi w życie w dniu 5 lutego 2025 roku.
Zrealizowano w ramach stypendium Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
